Zażalenia w pracy zazwyczaj można rozwiązać nieformalnie przy pomocy działu HR lub zespołu kierownictwa. Jednakże, jeśli masz konkretny problem w pracy, zawsze lepiej jest wyrazić swoje obawy w sposób formalny. Nazywa się to “procedurą wewnętrznych skarg”.

Jeśli Ty lub ktoś inny przeszedł przez ten proces i uważa, że sprawa nadal jest nierozwiązana, może warto rozważyć inne opcje. W Kancelarii Optimal nasz doświadczony zespół prawników zajmujących się prawem pracy i HR jest tutaj po to, aby wesprzeć Cię w każdej procedurze składania zażaleń, niezależnie od tego, jak bardzo jest skomplikowana.

Czym jest zażalenie?

Zażalenie to formalna skarga, zgłoszona przez pracownika, dotycząca jego pracy, miejsca pracy lub warunków pracy, lub współpracownika.

Zażalenia mogą mieć różny charakter, od drobnych nieporozumień po poważne oskarżenia, takie jak prześladowanie i dyskryminacja. Jeśli te zarzuty nie zostaną właściwie rozpatrzone, mogą spowodować, że pracodawca zostanie postawiony przed sądem pracy.

Czy potrzebujemy mieć procedurę składania skarg na piśmie?

Biznesy mogą zaoszczędzić znaczne sumy pieniędzy, jeśli mają skuteczną politykę skarg i zażaleń. Najnowszy raport ACAS (Służba Doradztwa, Pośrednictwa i Arbitrażu) https://www.acas.org.uk/costs-of-conflict szacuje, że konflikty w miejscu pracy kosztują brytyjskich pracodawców około 28,5 mld funtów rocznie. Szacunek ten opiera się na całkowitych kosztach zarządzania konfliktami w miejscu pracy, w tym procesów nieformalnych, formalnych i prawnych, a także kosztów absencji chorobowych i rezygnacji.

Z raportu wynika, że co roku blisko pół miliona pracowników odchodzi z pracy z powodu:

  • Samego konfliktu
  • Rozpatrywania skarg
  • Niewłaściwej procedury

Konflikt w miejscu pracy może prowadzić do stresu, lęku lub depresji u pracowników. Mogą one mieć głęboki wpływ na produktywność pracownika i jego zdrowie psychiczne. Co gorsza, jeśli te konflikty nie zostaną rozwiązane, firmy mogą ponieść konsekwencje w postaci absencji pracowników – co wpłynie na produktywność i wyniki finansowe.

W raporcie podkreślono, że konflikt będzie coraz bardziej prawdopodobny, gdy organizacje zaczną wracać do miejsc pracy po pandemii koronawirusa. W związku z tym przedsiębiorstwa muszą być na to przygotowane i raczej wcześniej niż później wdrożyć skuteczne środki.

Kto powinien zająć się skargą?

Skargę powinien rozpatrywać członek zarządu lub działu HR, posiadający odpowiednie doświadczenie. Osoba prowadząca dochodzenie dyscyplinarne powinna być bezstronna – z tego powodu, jeśli to możliwe, nikt zaangażowany w konflikt nie powinien prowadzić dochodzenia.

Co się dzieje, gdy pracownik zgłasza skargę w trakcie procesu dyscyplinarnego?

Jeśli pracownik zgłasza skargę podczas procesu dyscyplinarnego, pracodawca musi znaleźć sposób, aby obie sprawy były traktowane uczciwie. Powinno to także ograniczyć odpowiedzialność pracodawcy.

Jeśli w skardze znajduje się coś, co uniemożliwia uczciwy proces dyscyplinarny, najlepiej jest zawiesić proces dyscyplinarny do czasu rozpatrzenia skargi. Na przykład pracownik może złożyć skargę, że osoba odpowiedzialna za proces dyscyplinarny znęca się nad nim, co uczyniłoby to niesprawiedliwym i stronniczym.

Zazwyczaj, jeśli skarga dotyczy procesu dyscyplinarnego, oba procesy mogą przebiegać równolegle. Jednak jeśli skarga jest zupełnie niepowiązana, najlepszą praktyką byłoby zawieszenie procesu dyscyplinarnego do czasu rozpatrzenia skargi.

Co powinniśmy zrobić, jeśli pracownik zgłasza kilka skarg dotyczących tego samego problemu?

Niewiele jest wskazówek prawnych dotyczących tego, co zrobić, jeśli pracownik złoży kilka skarg w tej samej sprawie. W przeciwieństwie do procesów dyscyplinarnych nie ma etapów końcowych, takich jak skargi przed sądem, jeśli skarga przekroczy pewien punkt.

Nie ma również żadnych wskazówek prawnych określających, co musi zawierać skarga. Pracownicy mogą skorzystać z Kodeksu Praktyki ACAS, ale znowu jest niewiele informacji na ten temat. Jako pracodawca masz prawny obowiązek:

  • Spotkania się z pracownikiem
  • Odroczenia spotkania w celu dalszego śledztwa
  • Pozwolenia pracownikowi na prawo do odwołania się.

Dodatkowo pracodawca powinien rozważyć swoją własną procedurę składania skarg, która powinna być elastyczna. Na przykład, jeśli skarga nie porusza żadnych nowych kwestii, pracodawcy mogą ją odrzucić, ale nadal pozwolić pracownikowi na odwołanie. Jeśli pracownik podnosi nową kwestię, wszelkie następne spotkania powinny dotyczyć tylko tych kwestii – o ile pracodawca może udowodnić, że wszystkie inne skargi zostały rozpatrzone.

W takich sytuacjach pracodawcy muszą zachować równowagę. Muszą być cierpliwi w skutecznym rozpatrywaniu skarg pracownika. Powinni również prowadzić dokumentację swoich działań i prosić pracownika o podpisanie ich, aby pokazać, że są one prawdziwym odzwierciedleniem sytuacji. Wreszcie, pracodawcy powinni zawsze starać się być tak sprawiedliwymi, jak to tylko możliwe.

Co się stanie, jeśli pracownik zgłosi skargę na kierownika, a następnie odmówi z nim współpracy?

Jeśli skarga pracownicza skutkuje odmową pracy z kierownikiem przez członka personelu, pierwszym krokiem byłoby zachęcenie do mediacji. Jest to dobrowolny proces i najlepiej działa, gdy obaj pracownicy wchodzą w dyskusje swobodnie.

Jeśli to zawiedzie, istnieje opcja przeniesienia albo pracownika, albo kierownika, aby ograniczyć ich interakcje. Wiele pracodawców nie lubi tej opcji i zrozumiale – często oznacza to po prostu “przeniesienie” problemu zamiast jego rozwiązania.

Jeśli ta metoda nie działa lub nie jest możliwa, a pracownik nadal odmawia współpracy z kierownikiem, może to skutkować działaniami dyscyplinarnymi. Dzieje się tak dlatego, że zachowanie pracownika byłoby klasyfikowane jako “nieposłuszeństwo wobec uzasadnionego polecenia kierownika”.

Jednakże, jako pracodawca, musisz upewnić się, że dokładnie zbadałeś wszelkie skargi dotyczące kierownika. Może to być niekomfortowe dla wszystkich stron, ale jest to najlepszy sposób zapobiegania działaniom prawnym. Jeśli uważasz, że skarga jest bezpodstawna, lepiej jest podjąć działania dyscyplinarne.

Jak Optimal Solicitors może pomóc?

Optimal Solicitors pomaga pracodawcom skutecznie i szybko zarządzać skargami dotyczącymi miejsca pracy. Współpracujemy również z pracownikami, aby pomóc im w skutecznym formułowaniu skarg do swojego pracodawcy.

Możemy także pomóc w przeglądzie i opracowaniu kompleksowego, elastycznego procesu skarg dla Twojej firmy. Jeśli potrzebujesz porad prawnych, możemy reprezentować lub pomóc Twojej firmie w przypadku, gdy skarga trafi do Trybunału Pracy.

Aby uzyskać poradę dotyczącą rozpatrywania skarg w pracy, skontaktuj się z naszym zespołem ds. zatrudnienia pod numerem 0161 250 7771, a chętnie Ci pomożemy. Alternatywnie możesz również wypełnić nasz formularz kontaktowy online, a my skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.